Zamknięcie roku w spółce z o.o. – co przygotować

Zamknięcie roku w spółce z o.o. to przygotowanie ksiąg do sporządzenia sprawozdania finansowego i zeznania CIT-8. Przed końcem roku i tuż po nim trzeba dostarczyć komplet dokumentów, przeprowadzić inwentaryzację, uzgodnić salda z kontrahentami i bankiem oraz przekazać księgowemu informacje o zdarzeniach, których nie widać na fakturach. Potem sprawozdanie trzeba sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, zatwierdzić w ciągu 6 miesięcy i złożyć w KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu sprawozdanie za 2026 r. sporządzasz do 31 marca 2027 r., a zatwierdzasz do 30 czerwca 2027 r.

Poniżej znajdziesz listę rzeczy, o które co roku prosimy klientów. Im wcześniej je zbierzesz, tym spokojniej przejdziesz przez pierwsze miesiące 2027 r.

Przed 31 grudnia

Przejrzyj dokumenty za cały rok

Sprawdź, czy w systemie są wszystkie faktury sprzedaży i zakupu, umowy oraz dokumenty kosztowe. Brakujące dokumenty z wcześniejszych miesięcy najłatwiej uzupełnić jeszcze w grudniu. Faktury wystawione w KSeF są w systemie, ale warto sprawdzić, czy wszystkie trafiły do księgowości – podobnie jak faktury spoza KSeF, np. od zagranicznych dostawców. Więcej o pracy z systemem przeczytasz we wpisie KSeF w małej firmie.

Zaplanuj inwentaryzację

Na dzień bilansowy spółka przeprowadza inwentaryzację. W zależności od rodzaju składnika majątku polega ona na:

• spisie z natury – m.in. gotówka w kasie, zapasy, środki trwałe,
• potwierdzeniu sald – m.in. środki na rachunkach bankowych, należności od kontrahentów,
• weryfikacji – porównaniu ksiąg z dokumentami, np. przy rozrachunkach publicznoprawnych czy wartościach niematerialnych.

Ustawa o rachunkowości pozwala rozpocząć inwentaryzację części składników przed końcem roku, a niektóre z nich spisywać rzadziej niż co roku. Termin i zakres ustalamy z Tobą indywidualnie, zależnie od tego, jaki majątek ma spółka.

Wyślij potwierdzenia sald

Jeśli spółka ma należności od kontrahentów, wyślij im potwierdzenia sald. Rozbieżności wyjaśnione w styczniu to mniej korekt w marcu. Przy okazji sprawdź, które należności mogą się przedawnić – piszemy o tym we wpisie o rozrachunkach na koniec roku.

Ustal decyzje, które wpływają na wynik

Przed końcem roku warto porozmawiać z księgowym o:

• planowanych zakupach środków trwałych i ich amortyzacji,
• premiach i wynagrodzeniach za grudzień,
• umowach, które obejmują więcej niż jeden rok – np. ubezpieczeniach, licencjach, abonamentach,
• pożyczkach od wspólników i do wspólników.

Po 31 grudnia – co przekazać księgowemu

W styczniu prosimy o:

1. Wszystkie faktury za grudzień – także te, które dotarły po Nowym Roku, ale dotyczą poprzedniego roku.
2. Wyciągi bankowe ze stanem na 31 grudnia, ze wszystkich rachunków, także walutowych i lokat.
3. Raport kasowy i protokół spisu gotówki, jeśli spółka ma kasę.
4. Arkusze spisu z natury – zapasów i środków trwałych, jeśli spis był wymagany.
5. Potwierdzenia sald od kontrahentów.
6. Informacje o zdarzeniach po dniu bilansowym – np. sporach, utracie ważnego klienta, istotnych umowach.
7. Informacje o kosztach i przychodach przyszłych okresów – np. o fakturach, które dotyczą także kolejnego roku.

Na tej podstawie księgujemy operacje z ostatnich tygodni, wyceniamy rozrachunki i środki w walutach obcych, naliczamy amortyzację, rozliczenia międzyokresowe i rezerwy.

Sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. obejmuje co najmniej bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Mniejsze spółki mogą korzystać z uproszczeń przewidzianych w ustawie o rachunkowości, jeśli spełniają warunki i organ zatwierdzający sprawozdanie tak zdecyduje.

Najważniejsze terminy przy roku obrotowym równym kalendarzowemu:

Etap	Termin
sporządzenie sprawozdania	do 3 miesięcy od dnia bilansowego (do 31 marca)
zatwierdzenie przez zgromadzenie wspólników	do 6 miesięcy od dnia bilansowego (do 30 czerwca)
złożenie w KRS	do 15 dni od zatwierdzenia

Sprawozdanie sporządza się w formie elektronicznej. Podpisują je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz wszyscy członkowie zarządu. Jeśli któryś z członków zarządu odmawia podpisu, musi to uzasadnić na piśmie.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników zatwierdza sprawozdanie, decyduje o podziale zysku albo pokryciu straty i udziela członkom zarządu absolutorium. Do KRS składasz sprawozdanie razem z uchwałami i pozostałymi wymaganymi dokumentami.

Niektóre spółki muszą też poddać sprawozdanie badaniu przez biegłego rewidenta. Obowiązek zależy od wielkości spółki – jeśli zbliżasz się do progów, sprawdzamy to z wyprzedzeniem.

Zeznanie CIT-8

Spółka składa zeznanie CIT-8 do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego – przy roku kalendarzowym do 31 marca. W tym samym terminie wpłaca różnicę między podatkiem należnym za rok a zaliczkami wpłaconymi w trakcie roku.

Zaliczki na CIT w trakcie roku wpłacasz co do zasady do 20. dnia miesiąca. Pozostałe terminy znajdziesz w kalendarzu przedsiębiorcy.

Najczęstsze problemy przy zamknięciu roku

• Brakujące dokumenty – faktury, które dotarły późno albo utknęły w poczcie.
• Nierozliczone rozrachunki ze wspólnikami – wypłaty z rachunku spółki bez podstawy, pożyczki bez umowy.
• Niezgodne salda – różnice między księgami a wyciągiem bankowym lub potwierdzeniem od kontrahenta.
• Brak informacji o zdarzeniach – np. o sporze sądowym, który może wymagać utworzenia rezerwy.
• Brak terminów w kalendarzu wspólników – zgromadzenie zatwierdzające sprawozdanie trzeba zwołać i odbyć do 30 czerwca. Jeśli wspólników jest kilku, warto ustalić datę z wyprzedzeniem.
• Brak podpisów elektronicznych – każdy członek zarządu musi mieć sposób podpisania sprawozdania w formie elektronicznej. Sprawdź to jeszcze przed marcem.

Każdy z tych problemów da się rozwiązać, ale wymaga to czasu. Dlatego zamknięcie roku zaczynamy z klientami jeszcze w grudniu.

Jak pomagamy w SH TAX

• Prowadzimy księgowość spółki z o.o. online – od 550 zł netto miesięcznie do 10 dokumentów, z CIT-8 i sprawozdaniem finansowym przygotowanym do zatwierdzenia i złożenia w KRS.
• Przed końcem roku przekazujemy listę dokumentów i informacji, których potrzebujemy.
• Jeśli potrzebujesz danych w trakcie roku – np. dla banku – przygotujemy śródroczny bilans i rachunek zysków i strat (od 300 zł netto).
• Rozliczamy wynagrodzenia pracowników i zleceniobiorców w ramach kadr i płac.

Chcesz spokojnie zamknąć rok albo przenieść księgowość spółki do nas? Poproś o ofertę.