Sprawozdanie finansowe fundacji – obowiązki i terminy

Każda fundacja prowadzi księgi rachunkowe i po zakończeniu roku sporządza sprawozdanie finansowe – niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą. Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu sprawozdanie trzeba sporządzić do 31 marca, zatwierdzić do 30 czerwca, a następnie złożyć do KRS albo do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej – sprawozdanie za 2026 r. sporządzasz więc do 31 marca 2027 r. W tym samym terminie fundacja składa zeznanie CIT-8. Poniżej wyjaśniamy, jak to wygląda w praktyce.

Kogo dotyczy obowiązek

Fundacja prowadzi pełne księgi rachunkowe na zasadach ustawy o rachunkowości. Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy więc każdej fundacji – także tej, która w danym roku miała niewielkie wpływy, utrzymuje się wyłącznie z darowizn albo nie prowadziła aktywnej działalności.

Fundacja ma też zwykle obowiązki sprawozdawcze wynikające z ustawy o fundacjach oraz – jeśli ma status organizacji pożytku publicznego – dodatkowe obowiązki OPP. To odrębne dokumenty, które nie zastępują sprawozdania finansowego.

Z czego składa się sprawozdanie

Sprawozdanie finansowe fundacji obejmuje co najmniej:

• bilans – aktywa i pasywa na dzień bilansowy,
• rachunek zysków i strat – przychody i koszty roku, w podziale na działalność statutową i ewentualnie gospodarczą,
• informację dodatkową – razem z wprowadzeniem do sprawozdania, czyli m.in. opisem przyjętych zasad rachunkowości.

Organizacje pozarządowe mogą co do zasady sporządzać sprawozdanie według uproszczonego wzoru z załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości, jeśli spełniają warunki ustawowe. Wybór wzoru warto potwierdzić z księgowym przed zamknięciem roku, bo wpływa na zakres danych, które trzeba przygotować.

Obowiązek badania sprawozdania przez biegłego rewidenta dotyczy co do zasady jednostek, które przekraczają ustawowe progi – zwykle nie obejmuje małych fundacji.

Forma i podpisy

Sprawozdanie sporządza się w postaci elektronicznej, w strukturze logicznej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów (plik XML). Podpisują je:

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – np. biuro rachunkowe,
• kierownik jednostki – w fundacji jest to zarząd; jeśli zarząd jest wieloosobowy, podpisują wszyscy jego członkowie.

Sprawozdanie podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Odmowę podpisu trzeba uzasadnić na piśmie.

Terminy

Przy roku obrotowym pokrywającym się z kalendarzowym:

Termin	Co
do 31 marca	sporządzenie sprawozdania finansowego (3 miesiące od dnia bilansowego)
do 31 marca	złożenie zeznania CIT-8 (do końca 3. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego)
do 30 czerwca	zatwierdzenie sprawozdania (6 miesięcy od dnia bilansowego)
po zatwierdzeniu	złożenie sprawozdania do KRS albo do Szefa KAS

Sprawozdanie zatwierdza organ wskazany w statucie fundacji – np. rada fundacji albo zarząd. Zatwierdzenie dokumentuje się uchwałą. Zapisy statutu warto sprawdzić wcześniej, żeby nie szukać członków organu w ostatnim tygodniu czerwca.

Gdy termin wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, przesuwa się na następny dzień roboczy. Pozostałe terminy miesięczne znajdziesz w kalendarzu terminy ZUS, PIT, CIT i VAT.

Gdzie złożyć sprawozdanie

Miejsce złożenia zależy od tego, czy fundacja jest wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS.

• Fundacja wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS (prowadzi działalność gospodarczą) składa sprawozdanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia. Razem ze sprawozdaniem przekazuje uchwałę o zatwierdzeniu i uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty.
• Fundacja wpisana tylko do rejestru stowarzyszeń i fundacji (bez działalności gospodarczej) przesyła sprawozdanie do Szefa KAS przez usługę e-Sprawozdania Finansowe, w terminie 10 dni od dnia zatwierdzenia, wraz z uchwałą o zatwierdzeniu.

Obie drogi wymagają tego samego pliku sprawozdania – różni się tylko adresat i sposób wysyłki.

CIT-8 fundacji

Fundacja jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, nawet jeśli jej dochód w całości korzysta ze zwolnienia. Zeznanie CIT-8 składa się do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, a przy korzystaniu ze zwolnień – z załącznikiem CIT-8/O. Dlatego księgi muszą być zamknięte i sprawozdanie przygotowane na tyle wcześnie, żeby dane do CIT-8 były zgodne ze sprawozdaniem.

Jak przygotować się do zamknięcia roku

Końcówka roku to dobry moment, żeby zaplanować zamknięcie ksiąg. Wiele kroków jest takich samych jak w spółce – opisujemy je we wpisie o zamknięciu roku w spółce.

• Zbierz wszystkie dokumenty za rok: faktury, umowy darowizn, umowy dotacji i rozliczenia grantów.
• Sprawdź salda kont bankowych i rozrachunków z kontrahentami.
• Rozdziel koszty działalności statutowej i gospodarczej, jeśli fundacja prowadzi obie.
• Ustal, kto i kiedy zatwierdza sprawozdanie, i zaplanuj termin posiedzenia.

Najczęstsze problemy

• Brak dokumentów źródłowych. Wpływy na konto bez umowy darowizny lub dotacji trudno prawidłowo zaksięgować. Dokumenty warto przekazywać księgowemu co miesiąc, a nie po zakończeniu roku.
• Nierozliczone dotacje. Środki z dotacji i grantów księguje się zgodnie z umową i okresem, którego dotyczą. Rozliczenie z grantodawcą powinno być spójne z danymi w sprawozdaniu.
• Brak uchwały zatwierdzającej. Sprawozdanie bez zatwierdzenia przez właściwy organ nie zamyka obowiązku – a termin na zatwierdzenie jest ustawowy.
• Nieaktualny skład zarządu. Jeśli zmienił się zarząd, a zmiana nie trafiła do KRS, mogą pojawić się problemy z podpisaniem i złożeniem sprawozdania.
• Pominięcie CIT-8. Zwolnienie dochodu z podatku nie zwalnia z obowiązku złożenia zeznania.

Gdy księgi są prowadzone na bieżąco, przygotowanie sprawozdania przebiega sprawnie. Jeśli trzeba je uzupełniać za cały rok, proces się wydłuża i łatwiej o błędy.

Jak pomagamy w SH TAX

• Prowadzimy księgowość fundacji na pełnych księgach rachunkowych – od 550 zł netto miesięcznie do 10 dokumentów, tak jak w spółkach z o.o.
• Przygotowujemy sprawozdanie finansowe w wymaganym formacie i zeznanie CIT-8.
• Pilnujemy terminów sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania.
• Pracujesz online: dokumenty dodajesz do SaldeoSMART, a my informujemy Cię, co i kiedy trzeba podpisać.

Szczegóły znajdziesz w cenniku. Prowadzisz fundację i szukasz biura? Poproś o ofertę.