KSeF w małej firmie – co się zmienia i jak się przygotować

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienił sposób, w jaki firmy wystawiają i odbierają faktury. Zamiast pliku PDF wysłanego e-mailem faktura trafia do systemu Ministerstwa Finansów, a odbiorca pobiera ją stamtąd.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników,
• od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników, u których wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Do końca 2026 r. mogą oni jeszcze wystawiać faktury poza KSeF.

Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje wszystkie firmy od 1 lutego 2026 r. Kary za naruszenia związane z KSeF mają być stosowane dopiero od 2027 r., ale obowiązek wystawiania i odbierania faktur w systemie już obowiązuje.

Co się zmienia w codziennej pracy

• Faktura ma ustaloną strukturę, a oprócz własnego numeru dostaje numer identyfikacyjny nadany przez KSeF.
• Faktury zakupowe pobierasz z KSeF, a nie z poczty e-mail. Za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania jej numeru w KSeF.
• Fakturę dla konsumenta też możesz wystawić w KSeF, ale osobie prywatnej przekazujesz ją w uzgodniony sposób, np. jako plik PDF z kodem QR.
• Do KSeF logujesz się m.in. profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub certyfikatem KSeF. Uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur możesz nadać pracownikom i biuru rachunkowemu.

Jak pracujemy z KSeF w SH TAX

• Faktury sprzedaży wystawiasz w SaldeoSMART, który możesz połączyć z KSeF.
• Jeśli wolisz, po udzieleniu upoważnienia pobieramy faktury z KSeF za Ciebie, zamieszczamy je w SaldeoSMART i weryfikujemy (50 zł netto miesięcznie).
• Wszystkie dokumenty masz dostępne 24/7, a kwoty podatków i ZUS widzisz online.

Chcesz uporządkować pracę z KSeF? Napisz do nas albo zobacz, jak wygląda współpraca.