Jak wybrać biuro rachunkowe online? 8 pytań przed podpisaniem umowy

Biuro rachunkowe online może prowadzić Twoje księgi nawet z drugiego końca Polski. To wygodne, ale przed podpisaniem umowy warto zadać kilka pytań. Odpowiedzi szybko pokażą, czy współpraca będzie przewidywalna.

1. Od czego zależy cena?

Dobre biuro pokazuje cennik przed rozmową, a nie po niej. Zapytaj, czy cena zależy od liczby dokumentów, formy prawnej i rodzaju działalności – i co się dzieje, gdy w danym miesiącu dokumentów jest więcej.

2. Co liczy się jako dokument?

To najczęstsze źródło nieporozumień. W jednym biurze dokumentem jest tylko faktura, w innym także pozycja wyciągu bankowego czy polecenie księgowania. Poproś o definicję na piśmie.

3. Co jest w cenie, a co kosztuje dodatkowo?

Zapytaj o korekty deklaracji, rozliczenie roczne, kadry i płace oraz zgłoszenia do ZUS i rejestrację VAT. Stałe stawki za usługi dodatkowe oznaczają, że o kosztach wiesz przed zleceniem.

4. Czy biuro ma polisę OC?

Biuro rachunkowe ma obowiązek ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Poproś o potwierdzenie polisy i sprawdź, jak biuro oceniają jego klienci.

5. Jak przekazujesz dokumenty i czy masz do nich dostęp?

W biurze online dokumenty trafiają na platformę, a nie do segregatora. Zapytaj, czy masz do nich stały dostęp i czy widzisz online kwoty podatków i składek do zapłaty.

6. Jak biuro pracuje z KSeF?

Od 2026 r. faktury między firmami co do zasady wystawia się i odbiera w Krajowym Systemie e-Faktur. Dobrze, jeśli platforma biura łączy się z KSeF albo biuro może pobierać faktury w Twoim imieniu. Więcej o zmianach przeczytasz we wpisie KSeF w małej firmie.

7. Kto jest Twoim księgowym i jak się z nim kontaktujesz?

Stały opiekun zna Twoją firmę, więc nie musisz tłumaczyć wszystkiego od nowa. Ustal, jakim kanałem się kontaktujecie i jak szybko otrzymujesz odpowiedź.

8. Czy biuro pomoże przy starcie lub zmianie formy firmy?

Jeśli planujesz założyć działalność albo przekształcić JDG w spółkę, sprawdź, czy biuro pomoże w zgłoszeniach i czy współpracuje z kancelarią prawną.

Jak odpowiada SH TAX

• Cennik jest jawny: księgowość JDG od 365 zł netto, spółki z o.o. i fundacje od 550 zł netto miesięcznie.
• Definicję dokumentu i usługi dodatkowe znajdziesz w cenniku.
• Mamy polisę OC biura rachunkowego.
• Dokumenty są dostępne 24/7 w SaldeoSMART, który możesz połączyć z KSeF.
• Przy zakładaniu spółki współpracujemy z kancelarią Pragma Adwokaci z grupy Affid.

Poproś o ofertę – wystarczy forma działalności i przybliżona liczba dokumentów.