Zmiana biura rachunkowego – jak przejść bez przerwy w rozliczeniach

Zmiana biura rachunkowego nie musi oznaczać przerwy w rozliczeniach ani ryzyka spóźnionej deklaracji. Najważniejsze jest ustalenie jednej daty: od którego miesiąca księgi prowadzi nowe biuro. Do tej daty poprzednie biuro rozlicza wszystkie okresy, a potem przekazuje dokumentację. Nowe biuro przejmuje księgi, dostaje pełnomocnictwa i od pierwszego dnia wie, co zostało złożone i zapłacone.

Poniżej opisujemy kolejne kroki i dokumenty, o które warto zadbać przy zmianie biura.

1. Sprawdź umowę z obecnym biurem

Zanim podpiszesz nową umowę, sprawdź w obecnej:

• okres wypowiedzenia – zwykle od 1 do 3 miesięcy, często ze skutkiem na koniec miesiąca,
• formę wypowiedzenia – pisemną albo także e-mailową,
• zakres czynności po rozwiązaniu umowy – kto rozlicza ostatni miesiąc, kto składa zeznanie roczne za rok, w którym zmieniasz biuro,
• termin przekazania dokumentacji – w umowie SH TAX jest to 14 dni od rozwiązania umowy.

Okres wypowiedzenia wyznacza najwcześniejszy realny termin zmiany. Jeśli wynosi 3 miesiące, a wypowiedzenie złożysz w październiku, nowe biuro przejmie księgi zwykle od lutego.

2. Wybierz miesiąc przejęcia

Biuro można zmienić w trakcie roku. Najprościej jest to zrobić od pierwszego dnia miesiąca, tak żeby jeden okres rozliczeniowy prowadziło w całości jedno biuro.

Najwygodniejszy moment to początek roku. Poprzednie biuro zamyka wtedy rok, a nowe zaczyna od czystej karty. Trzeba jednak ustalić, kto przygotuje zeznanie roczne i – w spółce z o.o. – sprawozdanie finansowe za rok, który się zakończył. Zmiana w połowie roku też jest możliwa, ale wymaga przekazania pełnych danych narastająco od stycznia, bo na ich podstawie liczy się zaliczki na podatek.

3. Zbierz dokumenty od poprzedniego biura

Nowe biuro potrzebuje danych, które pozwolą kontynuować księgi bez luk. Poproś poprzednie biuro o:

1. Księgi za bieżący rok – KPiR lub ewidencję przychodów przy JDG, księgi rachunkowe (obroty i salda kont) w spółce z o.o.
2. Ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych z planem amortyzacji.
3. Rejestry VAT i złożone pliki JPK_V7 za bieżący rok, z potwierdzeniami wysyłki (UPO).
4. Deklaracje i zeznania – ostatnie zeznanie roczne, a w spółce także ostatnie sprawozdanie finansowe.
5. Rozliczenia z ZUS – deklaracje i informacje o składkach właściciela i pracowników.
6. Dokumentację kadrową – jeśli biuro prowadziło kadry i płace.
7. Wykaz rozrachunków – kto jest winien spółce lub firmie, komu firma jest winna, a także stan zobowiązań wobec urzędu skarbowego i ZUS.

Dobrze jest dostać dane w formie elektronicznej – w plikach, które da się wczytać do programu księgowego, a nie tylko w wydrukach.

4. Przenieś pełnomocnictwa

Nowe biuro musi mieć dostęp do systemów, w których składa deklaracje i pobiera dokumenty. Dotyczy to:

• urzędu skarbowego – pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji (UPL-1),
• ZUS – pełnomocnictwo w eZUS (ZUS PEL),
• KSeF – uprawnienia do pobierania faktur, a jeśli biuro ma je wystawiać – także do wystawiania.

Pełnomocnictwa udzielone poprzedniemu biuru warto odwołać z datą zakończenia współpracy. Unikniesz sytuacji, w której dwa biura mają dostęp do tych samych danych albo obydwa wyślą deklarację za ten sam okres.

5. Zaktualizuj dane w rejestrze

Informacja o tym, kto prowadzi księgi i gdzie są przechowywane, jest częścią danych firmy w urzędzie:

• JDG aktualizuje wpis w CEIDG – wskazuje nowe biuro i miejsce przechowywania dokumentacji,
• spółka z o.o. składa aktualizację zgłoszenia NIP-8 do urzędu skarbowego.

Aktualizację składa się w ciągu 7 dni od zmiany. W CEIDG zrobisz to online przez Biznes.gov.pl.

6. Ustal nowy sposób przekazywania dokumentów

Każde biuro pracuje trochę inaczej. Przed pierwszym miesiącem rozliczeń ustal:

• jak i do kiedy przekazujesz dokumenty – w SH TAX zamieszczasz je w SaldeoSMART do 10. dnia następnego miesiąca,
• jak dostajesz informację o podatkach i składkach – od nas e-mailem, najpóźniej dzień roboczy przed terminem płatności,
• kto jest Twoim księgowym i jak się z nim kontaktujesz.

Jeśli połączysz SaldeoSMART z KSeF, faktury zakupowe trafiają do systemu automatycznie i nie musisz ich osobno wysyłać. Więcej piszemy we wpisie KSeF w małej firmie.

Najczęstsze problemy przy zmianie biura

• Brak jednej daty przejęcia – oba biura myślą, że za dany miesiąc odpowiada to drugie.
• Niepełne dane narastające – bez nich nowe biuro nie policzy poprawnie zaliczki na podatek.
• Niewyjaśnione różnice – np. zaległość w ZUS albo nadpłata VAT, o której nikt nie wspomniał.
• Stare pełnomocnictwa – poprzednie biuro wciąż ma dostęp do systemów.
• Nieustalone zeznanie roczne – nie wiadomo, kto rozlicza rok, w którym nastąpiła zmiana.

Każdy z tych punktów można sprawdzić z wyprzedzeniem. Dlatego warto je omówić z nowym biurem jeszcze przed podpisaniem umowy.

Jak wygląda zmiana biura do SH TAX

1. Piszesz przez formularz, jaką formę ma firma i ile ma dokumentów miesięcznie. Ofertę przygotowujemy na podstawie jawnego cennika.
2. Ustalamy miesiąc przejęcia i listę dokumentów od poprzedniego biura.
3. Umowę podpisujesz elektronicznie przez Autenti i udzielasz nam pełnomocnictw: UPL-1, ZUS PEL i uprawnień w KSeF.
4. Od pierwszego miesiąca dokumenty zamieszczasz w SaldeoSMART, a kwoty podatków i składek dostajesz e-mailem.

Cały proces opisujemy na stronie Jak działamy. Prowadzimy księgowość JDG, spółek z o.o. i fundacji z całej Polski.

Myślisz o zmianie biura? Poproś o ofertę – napisz, od kiedy chcesz przejść, a zaplanujemy przejęcie.