Zatrudnienie pierwszego pracownika krok po kroku – obowiązki pracodawcy

Zatrudnienie pierwszego pracownika na umowę o pracę wymaga kilku kroków w ustalonej kolejności: najpierw umowa na piśmie, skierowanie na badania wstępne i szkolenie BHP – wszystko przed pierwszym dniem pracy. Potem masz 7 dni na zgłoszenie pracownika do ZUS i przekazanie mu informacji o warunkach zatrudnienia. Od pierwszego miesiąca dochodzą lista płac, składki i zaliczki na podatek. Poniżej opisujemy każdy etap.

Zanim pracownik przyjdzie do pracy

Ustal warunki zatrudnienia

Zdecyduj, jaki rodzaj umowy zawierasz (na okres próbny, na czas określony lub nieokreślony), w jakim wymiarze etatu i z jakim wynagrodzeniem. Wynagrodzenie za pełny etat nie może być niższe od minimalnego. Kwota minimalnego wynagrodzenia jest ogłaszana co roku – podajemy ją klientom na bieżąco.

Jeśli zastanawiasz się, czy w ogóle potrzebujesz umowy o pracę, przeczytaj nasz poradnik umowa zlecenia czy o dzieło. Pamiętaj jednak, że o rodzaju umowy decydują faktyczne warunki pracy, a nie jej nazwa.

Podpisz umowę o pracę

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeśli nie podpiszecie jej wcześniej, musisz potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy i jej warunków najpóźniej przed dopuszczeniem go do pracy. Najprościej podpisać umowę przed pierwszym dniem pracy.

Skieruj pracownika na badania wstępne

Nie możesz dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Wystawiasz skierowanie na badania wstępne, a ich koszt ponosisz jako pracodawca. Warto wcześniej podpisać umowę z placówką medycyny pracy.

Zorganizuj szkolenie BHP

Przed dopuszczeniem do pracy pracownik przechodzi wstępne szkolenie BHP: instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy. Ukończenie szkolenia pracownik potwierdza na piśmie, a dokument trafia do akt osobowych.

W ciągu 7 dni od zatrudnienia

Zgłoszenie do ZUS

Pracownika zgłaszasz do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia. Jeśli firma nie opłacała dotąd składek za inne osoby, może być też potrzebne zgłoszenie lub aktualizacja danych płatnika. Zgłoszenia przekazuje się elektronicznie przez PUE ZUS (eZUS) albo program płatnika – jeśli prowadzimy Twoje kadry, robimy to za Ciebie.

Informacja o warunkach zatrudnienia

W ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy przekazujesz pracownikowi na piśmie lub elektronicznie informację o warunkach zatrudnienia. Obejmuje ona m.in. dobową i tygodniową normę czasu pracy, częstotliwość i sposób wypłaty wynagrodzenia, wymiar urlopu wypoczynkowego oraz zasady dotyczące okresu wypowiedzenia.

Oświadczenia pracownika

Na starcie zbierasz od pracownika m.in. kwestionariusz osobowy, dane do przelewu oraz oświadczenie PIT-2, jeśli pracownik chce, żeby przy obliczaniu zaliczek stosować kwotę zmniejszającą podatek. Masz też obowiązki związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK) – ich terminy zależą od daty zatrudnienia, dlatego ustalamy je indywidualnie.

Akta osobowe i ewidencja czasu pracy

Dla każdego pracownika prowadzisz akta osobowe w podziale na części. Trafiają do nich m.in. dokumenty z rekrutacji, umowa, orzeczenie lekarskie, potwierdzenie szkolenia BHP i dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Akta można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej.

Oprócz akt prowadzisz ewidencję czasu pracy, a także dokumentację wynagrodzeń. Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.

Regulamin pracy i regulamin wynagradzania są co do zasady obowiązkowe dopiero w większych firmach, więc przy pierwszym pracowniku zwykle wystarczą zapisy w umowie i w informacji o warunkach zatrudnienia.

Co miesiąc i co roku

Po zatrudnieniu pracownika co miesiąc:

• sporządzasz listę płac i wypłacasz wynagrodzenie – najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca,
• rozliczasz i opłacasz składki ZUS za pracownika – JDG do 20., spółki z o.o. i fundacje do 15. dnia miesiąca,
• wpłacasz zaliczkę na podatek dochodowy pobraną od wynagrodzenia – do 20. dnia miesiąca,
• prowadzisz ewidencję czasu pracy, urlopów i zwolnień lekarskich.

Pełne zestawienie dat znajdziesz w artykule terminy ZUS, PIT, CIT i VAT.

Raz w roku przygotowujesz dla pracownika informację PIT-11 – przekazujesz ją do urzędu skarbowego do końca stycznia, a pracownikowi do końca lutego. Na jej podstawie pracownik rozlicza roczny PIT.

Ile kosztuje pracownik

Do wynagrodzenia brutto pracodawca dolicza własną część składek: emerytalną, rentową, wypadkową oraz – zależnie od sytuacji – składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Do tego dochodzą koszty badań, szkolenia BHP i ewentualnie PPK.

Przed rekrutacją warto policzyć łączny koszt zatrudnienia przy konkretnej kwocie brutto. Przygotujemy takie wyliczenie, zanim złożysz ofertę kandydatowi.

Najczęstsze błędy przy pierwszym pracowniku

• Dopuszczenie do pracy przed badaniami i szkoleniem BHP – „tylko na jeden dzień”.
• Podpisanie umowy dopiero po kilku dniach pracy.
• Spóźnione zgłoszenie do ZUS albo brak informacji o warunkach zatrudnienia.
• Akta osobowe skompletowane „na później”, bez potwierdzeń szkoleń i orzeczeń.
• Brak przypomnień o terminach badań okresowych i szkoleń okresowych BHP.

Większości tych błędów unikniesz, jeśli kadry przejmie ktoś, kto zna kolejność kroków i pilnuje terminów za Ciebie.

Jak pomagamy w SH TAX

• Przygotowujemy pakiet startowy dokumentów do zatrudnienia nowego pracownika – 115 zł netto jednorazowo.
• Zgłaszamy pracownika do ZUS i prowadzimy kadry i płace: listy płac, deklaracje, PIT-11 i teczkę osobową – 115 zł netto miesięcznie za osobę na etacie.
• Przed zatrudnieniem liczymy koszt pracownika i przypominamy o terminach badań okresowych i szkoleń.
• Wszystkie dokumenty i kwoty do zapłaty widzisz online – zobacz, jak działamy.

Planujesz pierwsze zatrudnienie? Napisz do nas – przeprowadzimy Cię przez cały proces.