KPiR czy ryczałt – jak wybrać formę opodatkowania JDG

KPiR czy ryczałt? Jeśli prowadzisz działalność z wysokimi kosztami, zwykle lepiej wypada podatkowa księga przychodów i rozchodów (skala podatkowa albo podatek liniowy), bo podatek płacisz od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty. Jeśli kosztów masz niewiele, a Twoja branża ma niską stawkę ryczałtu, korzystniejszy bywa ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Ostateczny wybór zależy od kilku liczb, które warto policzyć przed początkiem roku.

KPiR to nie forma opodatkowania

Zacznijmy od uporządkowania pojęć. KPiR – podatkowa księga przychodów i rozchodów – to ewidencja, w której zapisujesz przychody i koszty. Prowadzisz ją, gdy rozliczasz się według:

• skali podatkowej – 12% i 32%,
• podatku liniowego – 19%.

Przy ryczałcie nie ma KPiR. Prowadzisz ewidencję przychodów, bo podatek liczy się od samego przychodu, bez odliczania kosztów.

W praktyce wybierasz więc spośród trzech form: skali, podatku liniowego i ryczałtu. Dwie pierwsze łączy KPiR.

Skala podatkowa

Na skali płacisz 12% od dochodu do 120 000 zł rocznie i 32% od nadwyżki ponad tę kwotę. Kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł.

Skala daje kilka możliwości, których nie ma przy innych formach:

• wspólne rozliczenie z małżonkiem,
• ulga na dzieci,
• kwota wolna od podatku.

Koszty firmowe obniżają dochód, a stratę z działalności możesz rozliczyć w kolejnych latach. Skala sprawdza się zwykle przy niższych dochodach albo wtedy, gdy korzystasz z ulg rodzinnych.

Podatek liniowy

Na podatku liniowym płacisz 19% od dochodu, niezależnie od jego wysokości. Nie ma kwoty wolnej, wspólnego rozliczenia z małżonkiem ani ulgi na dzieci. Koszty, tak jak na skali, obniżają podstawę opodatkowania.

Podatek liniowy opłaca się zwykle przy wyższych dochodach – zbliżonych do progu 120 000 zł lub go przekraczających – i wtedy, gdy nie korzystasz z ulg dostępnych tylko na skali.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Na ryczałcie podatek liczysz od przychodu. Stawka zależy od rodzaju działalności. Przykłady:

• 3% – m.in. działalność handlowa,
• 5,5% – m.in. działalność wytwórcza i roboty budowlane,
• 8,5% – wiele usług, dla których ustawa nie przewiduje innej stawki,
• 12% – m.in. część usług informatycznych,
• 14% – m.in. usługi inżynierskie i usługi w zakresie opieki zdrowotnej.

Stawkę przypisuje się do konkretnej usługi według klasyfikacji PKWiU, dlatego przed wyborem ryczałtu sprawdzamy, która stawka Cię obejmuje. Ta sama działalność opisana innym kodem może mieć inną stawkę.

Ryczałt ma też ograniczenia. Nie skorzystasz z niego m.in. po przekroczeniu ustawowego limitu przychodów oraz przy niektórych rodzajach działalności. Ani ryczałt, ani podatek liniowy nie są dostępne, gdy świadczysz na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy usługi odpowiadające temu, co robiłeś na etacie w tym samym lub poprzednim roku.

Składka zdrowotna a forma opodatkowania

Wybór formy opodatkowania wpływa też na składkę zdrowotną:

• skala – 9% dochodu, nie mniej niż składka minimalna,
• podatek liniowy – 4,9% dochodu, nie mniej niż składka minimalna,
• ryczałt – stała kwota zależna od przychodu w roku: do 60 000 zł, powyżej 60 000 zł do 300 000 zł albo powyżej 300 000 zł.

Kwoty składki minimalnej i składki na ryczałcie są ogłaszane co roku, dlatego podajemy je klientom na bieżąco. Więcej o zasadach przeczytasz we wpisie o składce zdrowotnej przedsiębiorcy.

Co policzyć przed wyborem

Żeby porównanie miało sens, przygotuj szacunki na najbliższy rok:

1. Przychód – ile planujesz zafakturować.
2. Koszty – wynajem, sprzęt, samochód, podwykonawcy, oprogramowanie.
3. Stawkę ryczałtu dla Twojej usługi.
4. Sytuację rodzinną – czy rozliczasz się z małżonkiem, czy masz dzieci.
5. Inne dochody – np. z etatu, które na skali łączą się z dochodem z firmy.

Na tej podstawie liczymy podatek i składkę zdrowotną w każdym wariancie. Często różnica jest wyraźna już przy pierwszym porównaniu. Gdy wyniki są zbliżone, warto uwzględnić także plany – np. większe zakupy sprzętu w kolejnym roku przemawiają za KPiR.

Różnice w codziennej pracy

Forma opodatkowania wpływa nie tylko na kwotę podatku, ale też na to, jak wygląda Twoja księgowość:

• Na KPiR liczy się każdy dokument kosztowy. Warto pilnować faktur zakupowych, bo każda z nich obniża podatek i składkę zdrowotną.
• Na ryczałcie koszty nie wpływają na podatek. Faktury zakupowe nadal są potrzebne, np. do rozliczenia VAT, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, ale nie zmieniają podstawy opodatkowania.
• Zaliczki na podatek płacisz w obu przypadkach do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, a jeśli spełniasz warunki i wybierzesz rozliczenie kwartalne – za kwartał.

Jak i kiedy wybrać lub zmienić formę opodatkowania

Formę opodatkowania wskazujesz przy zakładaniu działalności we wniosku do CEIDG. Później możesz ją zmienić od początku kolejnego roku: oświadczenie składasz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód w danym roku. Jeśli pierwszy przychód przypadnie w grudniu – do końca roku.

Jeśli nic nie zmienisz, wybrana forma obowiązuje w kolejnych latach. Formy wybranej na 2026 r. nie zmienisz już w trakcie roku – zmiana jest możliwa od 2027 r. Dobry moment na analizę to jesień i koniec 2026 r., zanim wystawisz pierwszą fakturę w 2027 r.

Dopiero zakładasz firmę? Zajrzyj na stronę o założeniu JDG – formę opodatkowania wybieramy razem przed złożeniem wniosku.

Czy cena księgowości zależy od formy opodatkowania

W SH TAX nie. KPiR i ryczałt kosztują tyle samo: od 365 zł netto miesięcznie do 50 dokumentów. W cenie są rozliczenia ZUS właściciela. Pełne progi znajdziesz w cenniku. Dzięki temu formę opodatkowania wybierasz wyłącznie pod kątem podatku, a nie kosztów biura.

Jak pomagamy w SH TAX

• Porównujemy skalę, podatek liniowy i ryczałt na Twoich liczbach – z podatkiem i składką zdrowotną.
• Sprawdzamy stawkę ryczałtu dla Twojej usługi i wyłączenia z ryczałtu.
• Prowadzimy księgowość JDG na KPiR lub ryczałcie w tej samej cenie, a kwoty podatku i ZUS widzisz online przed terminem.
• Przypominamy o terminie, jeśli chcesz zmienić formę opodatkowania od nowego roku.

Zastanawiasz się, co wybrać na 2027 r.? Napisz do nas – podaj przybliżony przychód, koszty i rodzaj działalności.