Od 1 lipca 2021 roku weszły w życie zmiany podatkowe w ramach tzw. pakietu VAT e-commerce. Dotyczą one również przedsiębiorców działających w dropshippingu, którzy sprzedają swoje towary do innych krajów Unii Europejskiej. W artykule wyjaśniamy czym jest procedura OSS wprowadzona w ramach pakietu e-commerce, kto powinien się do niej zarejestrować, jakie są limity do OSS i jak należy się rozliczać z VAT OSS.
Czym jest VAT OSS (One Stop Shop)?
Jest to procedura, która upraszcza rozliczanie VAT przy sprzedaży wybranych towarów i usług na rzecz konsumentów (B2C) do krajów UE. Wcześniej, w określonych sytuacjach trzeba było rejestrować się do VAT w kraju UE, do którego wysyłano towar i w sytuacji, gdy prowadziło się sprzedaż do wielu państw członkowskich często wymagana była rejestracja w każdym kraju osobno.
Obecnie wystarczy zarejestrować się do VAT OSS i rozliczać wszystko przy pomocy jednego systemu OSS – One Stop Shop. Korzystanie z tego systemu narzuca określone obowiązki na podatnika m.in. monitorowanie swoich transakcji pod kątem tego, gdzie znajduje się miejsce dostawy towaru. Zobowiązuje również do prowadzenia ewidencji transakcji podlegających procedurze OSS, wystawienia faktury sprzedaży ze stawką właściwą dla kraju odbiorcy czy zapłacenia na koniec należnego podatku VAT wynikającego z zastosowania OSS.
Rejestracja do VAT OSS nie stoi w sprzeczności z rejestracją do VAT-UE oraz nie powoduje utraty prawa do zwolnienia z VAT, ponieważ sprzedaż rozliczana w ramach OSS nie jest uwzględniana w przypadku weryfikacji limitu sprzedaży dla zwolnienia z VAT.
Kto powinien korzystać z systemu OSS?
Jeśli wartość sprzedaży dla konsumentów z UE nie przekroczy u przedsiębiorcy limitu 10 000 euro (42 000 zł), przedsiębiorca ma do wyboru jedną z trzech opcji:
– rozlicza sprzedaż tak samo jak sprzedaż krajową,
– dobrowolnie rejestruje się do VAT w kraju konsumentów,
– rejestruje się do systemu VAT OSS, w którym rozlicza całą sprzedaż dla konsumentów z innych państw Unii Europejskiej.
Jeśli wartość sprzedaży dla konsumentów z UE przekroczy limit, przedsiębiorca ma do wyboru jedną z dwóch opcji:
– rejestruje się do VAT w każdym państwie Unii Europejskiej, w którym sprzedaje swoje towary,
– rejestruje się do systemu VAT OSS, w którym rozlicza całą sprzedaż dla konsumentów z innych państw UE.
Pamiętaj! Jeśli nie przekroczyłeś limitu, masz możliwość jako przedsiębiorca – ale nie obowiązek – rejestracji do celów VAT w każdym kraju UE, w którym mieszkają twoi klienci albo rejestracji do systemu OSS. Warunkiem jest pisemne poinformowanie naczelnika urzędu skarbowego.
Jakie transakcje podlegają pod procedurę VAT OSS?
Zamiast dotychczasowego określenia „sprzedaż wysyłkowa” posługujemy się pojęciem „wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość” (WSTO). WSTO to dostawa towarów wysyłanych przez dostawcę (lub na jego rzecz) z terytorium jednego państwa członkowskiego do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.
Towary w ramach tej procedury są dostarczane do:
– podatnika, który nie ma obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) lub
– osoby prawnej niebędącej podatnikiem, która nie ma obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) lub
– do podmiotu niebędącego podatnikiem, czyli najczęściej do osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Podsumowując powyższe trzy punkty: co do zasady VAT OSS dotyczy określonych transakcji sprzedaży B2C do innego państwa członkowskiego UE i nie dotyczy transakcji B2B.
Procedura VAT OSS obejmuje także przypadki dostawy towarów, gdy dostawca pośrednio uczestniczy w ich wysyłce lub transporcie, na przykład zleca wysyłkę lub transport towarów osobie trzeciej, która dostarcza towary do nabywcy.
Jak liczyć limit 10 000 euro (42 000 zł) przy OSS?
Sposób rozliczenia wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość zależy od tego, czy przedsiębiorca przekroczy limit 10 tys. euro (42 tys. zł) wartości dostaw towarów i świadczenia usług na rzecz odbiorców z innych państw Unii Europejskiej w skali roku. Do limitu wlicza się:
– wartość dostaw towarów sprzedawanych konsumentom z innych państw Unii Europejskiej,
– wartość usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych (tak zwane usługi TBE) świadczonych na rzecz konsumentów z innych państw Unii Europejskiej.
Ważne! Limit 10 tys. euro (42 tys. zł) dotyczy łącznej sprzedaży do wszystkich państw Unii Europejskiej.
Jak wystawić fakturę konsumentowi przy VAT OSS?
Przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury w ramach procedury VAT OSS, wystawiają je ze stawką VAT właściwą dla kraju odbiorcy. Właściwą stawkę dla danego kraju i produktu można wyszukać na stronie Komisji Europejskiej.
Kiedy i jak trzeba się zarejestrować do OSS?
Zgłoszenie rejestracyjne VIU-R należy złożyć najpóźniej 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła okoliczność wymagająca zawiadomienia, czyli m.in. rozpoczęcie sprzedaży rozliczanej w ramach VAT OSS. Deklarację składa się elektronicznie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście i można zrobić to przy pomocy e-Deklaracje.
Nasze Biuro pomaga w uzupełnieniu i wysyłce deklaracji VIU-R. Jeżeli jesteś zainteresowany naszą usługą, prosimy o kontakt mailowy przez adres dostępny w zakładce kontakt naszej strony internetowej.
Po wysłaniu dokumentu rejestracyjnego podatnik otrzyma od Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście drogą elektroniczną na podany w formularzu adres e-mail potwierdzenie zakwalifikowania się do OSS lub odpowiedź odmowną w przypadku niespełnienia odpowiednich wymogów.
Kiedy i jak składać deklarację kwartalną VIU-DO?
Deklarację kwartalną można sporządzić na podstawie prowadzonej ewidencji kwartalnej. VIU-DO składa się tylko elektronicznie i można złożyć ją przy pomocy e-Deklaracje podobnie jak VIU-R. Kwoty, które trzeba podawać w deklaracji i ewidencji, to kwoty wyrażone w walucie euro. W przypadku gdy płatności z tytułu dostaw towarów lub świadczenia usług dokonywano w innych walutach niż euro, do ich przeliczenia na euro stosuje się kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny w ostatnim dniu danego okresu rozliczeniowego, a jeżeli nie zostanie opublikowany w tym dniu – kurs wymiany opublikowany następnego dnia. Przykładowo za IV kwartał 2021 roku przyjmowano kurs z 31.12.2021 r.
Deklarację VIU-DO składa się wyłącznie elektronicznie za okresy kwartalne do końca miesiąca następującego po każdym kwartale, nawet jeżeli termin ten przypada w niedzielę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Przykładowo VIU-DO za IV kwartał 2022 roku podatnicy mieli obowiązek złożyć do 31 stycznia 2023 roku, a za I kwartał 2023 roku do 30 kwietnia 2023 roku (bez znaczenia jest fakt, że to niedziela).
Nasze Biuro pomaga w uzupełnieniu i wysyłce deklaracji kwartalnej.
Jak prowadzić ewidencję?
Podatnik dokonujący dostaw WSTO lub świadczący usługi na rzecz niepodatników z UE ma obowiązek prowadzić specjalną kwartalną ewidencję zawierającą transakcje objęte unijną procedurą VAT OSS. Podatnicy prowadzący ewidencję transakcji dla rozliczania VAT według unijnej procedury VAT OSS muszą pamiętać o obowiązkowym 10-letnim okresie przechowywania tej ewidencji. Należy go liczyć od końca roku, w którym zostały dokonane transakcje objęte procedurą VAT OSS.
Ewidencja ta powinna zawierać dane zaprezentowane na poniższej liście:
a) państwo UE konsumpcji, w którym dokonywane są dostawy towarów lub usługi,
b) rodzaj usług lub opis i ilość towarów,
c) datę świadczenia usług lub dokonania dostawy towarów,
d) podstawę opodatkowania ze wskazaniem waluty,
e) wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania,
f) zastosowaną stawkę VAT,
g) kwotę należnego VAT ze wskazaniem zastosowanej waluty,
h) datę i kwotę otrzymanych płatności,
i) wszelkie płatności zaliczkowe otrzymane przed dostawą towarów lub świadczeniem usług,
j) w przypadku, gdy wystawiono fakturę – informacje zawarte na fakturze,
k) w przypadku usług – informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym usługobiorca ma siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania, lub zwykłe miejsce pobytu, natomiast w przypadku towarów – informacje wykorzystywane do określenia miejsca rozpoczęcia i zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy,
l) wszelkie dowody dotyczące możliwości zwrotów towarów, w tym podstawę opodatkowania i zastosowaną stawkę VAT.
Jak opłacić VAT OSS?
Podatnik ma obowiązek uiścić kwotę podatku VAT wynikającą z deklaracji w terminie do końca miesiąca następującego po kwartale, którego deklaracja dotyczy. W odróżnieniu od terminu złożenia deklaracji – jeśli termin zapłaty podatku VAT przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy. Wpłata dokonywana jest na rachunek w euro Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.
Podczas opłacania podatku należy wskazać właściwy numer referencyjny deklaracji (UNR), której dotyczy wpłata. Jest on jednostkowy i unikatowy dla złożonej deklaracji VAT. Podatnik zostanie poinformowany o tym numerze za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Wspomniany numer referencyjny dla złożonej deklaracji VIU-DO składa się z kodu państwa członkowskiego identyfikacji, numeru VAT i okresu (kwartał, rok), za który składane jest rozliczenie np. PL/IMXXXXXXX/Q04.2022.
W związku z powyższym, aby możliwe było dokonanie wpłaty w terminie powinno się odpowiednio wcześniej przekazać do wysyłki deklaracje. Informacja o numerze referencyjnym wysyłana jest do przedsiębiorcy w czasie około 2 godzin od momentu skutecznego podpisania deklaracji. Brak wskazania tego kodu będzie skutkował brakiem możliwości przypisania wpłaty do deklaracji a przez to uniemożliwi podział kwoty między państwa członkowskie konsumpcji. Wpłacona kwota zostanie zwrócona podatnikowi. Ewentualne zaległości podatnik będzie musiał rozliczyć bezpośrednio z państwami członkowskimi konsumpcji (kraje UE, do których trafiały wysyłane towary). Również w przypadku wpłaty po terminie podatnik będzie miał obowiązek rozliczyć się bezpośrednio z państwami członkowskimi konsumpcji.
W przypadku powstania ewentualnej nadpłaty zwrot podatku może nastąpić:
– bezpośrednio z Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście – kiedy nadpłata wynika np. z wpłaty kwoty wyższej niż wynika z deklaracji,
– z organu skarbowego państwa członkowskiego konsumpcji – w sytuacji kiedy nadpłata jest efektem korekty.
Podsumowując, pamiętaj o:
– uważnym monitorowaniu swoich transakcji pod kątem określonych dostaw towarów i usług do konsumenta do kraju UE innego niż Twój i powiadomieniu nas o przekroczeniu limitu 42 000 zł do VAT OSS. Przekroczenie limitu oznacza konieczność złożenia VIU-R przy chęci wejścia do OSS;
– wystawianiu faktury z odpowiednią stawką, gdy pojawią się już transakcje podlegające pod OSS i zarejestrujesz się do OSS;
– prowadzeniu ewidencji transakcji podlegających OSS np. przy pomocy Excela;
– zapłaceniu VAT z tytułu OSS.